Maklumat Dan Kelebihan Kompetitif

DEFINISI SISTEM MAKLUMAT SUMBER MANUSIA 

       Di  kesempatan  ini saya  ingin  mengambil  kesempatan  untuk menerangkan kepada semua pembaca apakah maksud  sebenar Sistem  Maklumat  Sumber  Manusia. Terdapat dua perkara yang perlu ditakrifkan iaitu apakah itu sistem dan maklumat. 

    Sistem ditakrifkan sebagai satu set elemen yang dihubungkan bersama bagi memenuhi objektif yang sama.Subsistem adalah sebahagian daripada sistem yang besar. Dalam sesebuah pengurusan, organisasi adalah sistem. Konsep sistem bagi pengurusan sistem maklumat adalah mengoptimumkan output organisasi dengan menghubungkan subsistem melalui perantaraan pertukaran maklumat. 

   Maklumat terdiri daripada data yang diambil dan kemudiannya diproses bagi tujuan mendapatkan maklumat, membuat kesimpulan atau asas bagi membuat sesuatu ramalan dan keputusan.

   Ia juga merupakan sistem yang digunakan untuk memperoleh, menyimpan, memanipulasi, menganalisis, mengambil, dan menyebarkan maklumat mengenai sumber manusia sesebuah organisasi. HRIS yang tidak semata-mata perkakasan komputer dan yang berkaitan HR perisian yang berkaitan. Walaupun HRIS termasuk perkakasan dan perisian, ia juga termasuk orang, borang, dasar dan prosedur dan data. (Kavanagh et al. 1990) 

   Sistem Maklumat dedifinasikan sebagai sekumpulan kompenen yang saling berkaitan di antara satu sama lain serta berperanan untuk mengumpul (atau mendapatkan kembali, memproses, menyimpan dan mengagihkan maklumat). Ia berfungsi untuk menyokong proses membuat keputusan dan pengawalan di dalam sesebuah organisasi. Selain daripada itu, maklumat juga boleh membantu pengurus serta pekerja menganalisis masalah, menggambarkan subjek-subjek yang kompleks serta mencipta produk-produk baru. (Kenneth C. Ludon 2002) 
   Pada pendapat saya Sistem Maklumat Sumber Manusia ialah satu kaedah yang menggunakan sistem atas talian. Di dalam sistem tersebut mempunyai segala maklumat tentang Sumber Manusia. Dari maklumat peribadi, maklumat berkenaan penilaian prestasi, gaji dan pelbagai lagi maklumat. Dengan hanya hujung jari sahaja kita boleh mendapatkan pelbagai maklumat berkenaan dengan maklumat diri.

   Dengan adanya Sistem Maklumat Sumber Manusia kita tidak perlu bersusah payah menggunakan borang untuk menghantar maklumat. Misalnya cuti, kita hanya perlu ke sistem tersebut dan memohon cuti di atas talian. Ini lebih menjimatkan masa dan kertas. Ia lebih mudah dan praktikal. Apabila menggunakan borang, agak sukar kerana pemprosesan menggunakan borang memakan masa yang lama untuk mendapat kelulusan dari pihak atasan, berbanding hanya menggunakan sistem, pihak atasan hanya perlu meluluskan permohonan cuti tersebut melalui sistem dan tidak perlu menggunakan borang dan risiko  borang  hilang  adalah  tinggi berbanding  dengan  penggunaan  sistem.Dengan adanya data-data mentah yang sedia ada seperti maklumat diri, semua itu akan dimasukkan ke dalam sistem, dan dianalisa dan digunakan untuk memproses maklumat.

                       

Kavanagh et al (1990) Human Resources information system. Boston : PWS-Kent.

Kenneth C. Laudon and Jane P. Laudon (2002) Pengurusan Sistem Maklumat, Prentice Hall, pp 5

KELEBIHAN KOMPETITIF 
     Dengan adanya sistem maklumat, sesebuah syarikat itu dapat mengatasi masalah persaingan yang wujud dalam dunia perniagaan. Pesaingan sebenarnya sangat perlu dalam perniagaan kerana ia akan mewujudkan inovasi dan kualiti dalam pengeluaran sesuatu produk ataupun perkhidmatan, menjadikan sebuah organisasi itu lebih cekap, lebih mantap dan dapat membina perniagaan yang berkualiti serta faktor yang membuatkan syarikat sentisa berfikir, berusaha dan bertindak untuk menang dalam persaingan yang wujud dalam perniagaan.
   Organisasi yang sentiasa mahu bersaing akan mendapat tempat dalam industri mereka sendiri, iaitu perniagaan yang sentiasa menawarkan produk yang lebih baik dari segi kualitinya. Persaingan ini pastinya juga akan memberi keuntungan dan kebaikan kepada pengguna. Contohnya Syarikat Sony dengan motonya ‘How different life because of technology’ sentiasa mencari idea yang kreatif untuk memastikan produknya berkualiti dan mampu bersaing dengan syarikat-syarikat lain seperti LG, Panasonic dan sebagainya. 
    Bagi memudahkan pemahaman, saya ingin memberi contoh persaingan antara syarikat Produa dengan Syarikat Proton dalam industri pengeluaran kereta di Malaysia.

a)                  ‘Rivalry of competitor within its industry’ - Pertentangan di kalangan industri pastinya wujud kerana masing-masing ingin mengekalkan industri mereka dalam dunia perniagaan yang serba serbi penuh cabaran. Contohnya dalam industri pembuatan kereta, kita sedia maklum syarikat proton menghadapi pesaingnya dengan syarikat sedia ada dalam pasaran iaitu syarikat Produa. Hanya syarikat yang mampu berdaya saing sahaja akan dapat bertahan dan mampu mencapai keuntungan dalam pasaran.

b)      ‘New entrants into an industry and its markets’ - Pesaing baru dalam pasaran juga merupakan satu cabaran dalam sesuatu industri. Contohnya di Malaysia selain syarikat tempatan syarikat pengeluaran kereta lain seperti CHERY juga memberikan kesan kepada pembelian kereta Proton atau Produa. Syarikat CHERY Automobile telah mengambil langkah untuk memasang 2 model baru MPV dan SUV nya di Malaysia yang pastinya memberi saingan hebat kepada pembuat kereta lain di Malaysia. Dua model itu adalah B14 dan Tiggo. Diramalkan tahun ini dan tahun hadapan (2008 dan 2009) adalah jangkamasa pasaran kenderaan MPV dan SUV mendapat sambutan ramai. Kerana itu, kehadiran 2 model SUV dan MPV ini dilihat sebagai satu strategy bagus oleh Chery untuk menguasai pasaran Malaysia.

c)      ‘Substitude products that may capture market share’- Produk gantian yang boleh menguasai pasaran juga merupakan satu persaingan dalam industri. Contohnya selain kereta pelanggan juga boleh didedahkan dengan penggunaan basikal, motosikal, kenderaan awam untuk pergi ke destinasi yang diinginkan dan sebagainya. Cabaran-cabaran seperti inilah yang akan menyebabkan syarikat pengeluar akan sentiasa mencari dan menggunakan teknologi maklumat dan teknologi pembuatan untuk mengetahui strategi pasaran, kuasa permintaan pengguna, teknik pemasaran dan sebagainya.

d)        ‘Bargaining power of customers’ - Kuasa yang ada pada pelanggan membuatkan pelanggan ada kuasa untuk membuat pilihan. Matlamat pelanggan adalah kepuasan sedangkan matlamat pengeluar adalah keuntungan. Kuasa pelanggan ini akan membuatkan syarikat dengan teknologi maklumat yang ada, akan menghasilkan produk yang dapat memberikan kepuasan yang maksimum kepada pelanggan dengan harga yang berpatutuan dan sekaligus akan mengikat pelanggan untuk terus menyukai produk yang dihasilkan oleh sesebuah syarikat.

e)        ‘Barganing power of suppliers’ - Kuasa pembekal bermaksud peniaga mempunyai kuasa membuat pilihan untuk membuat keputusan tentang strategi yang digunakan untuk mereka terus bertahan dan bersaing dalam pasaran. Contohnya syarikat produa dan proton mempunyai kuasa dalam memberi harga terhadap produk mereka, merekabentuk kereta mengikut permintaan pelanggan dan sebagainya.

            Persaingan akan mewujudkan strategik dalam industri. Strategik persaingan adalah:-

a)         ‘Cost Leadership’ - Pengeluar biasanya akan cuba meletakkan harga yang berpatutan ( rendah ) berbanding  pesaing mereka untuk memastikan pelanggan terus kekal.

b)        ‘Differentiation Strategy’ -  Pengeluar produk yang menarik dan berbeza dengan produk yang ada di pasaran akan menjadikan produk tersebut lebih diminati. Pelanggan biasanya cenderung untuk mencuba sesuatu yang baru sekiranya mereka merasakan produk tersebut menarik.

c)            ‘Innovation Strategy’-  Pengeluar yang bijak akan menghasilkan produk atau perkhidmatan yang unik, mesra pelanggan dan terbaik untuk menarik minta pelanggannya. Contohnya Amazon dapat menguasai pasaan dengan perniagaan secara online. Pengguna hanya perlu mengakses laman webnya dan boleh membeli apa sahaja tanpa perlu keluar dari rumah. Segala-galanya boleh dibeli hanya dengan menggunakan hujung jari.

d)  ‘Growth Strategy’-Strategik pertumbuhan ialah strategik yang digunakan untuk memperkembangkan perniagaan ke peringkat global atau antarabangsa. Contohnya syarikat Walmart dengan menggunakan teknologi sistem EDI boleh memperluaskan perniagaannya melalui sistem perhubungan dengan syarikat-syarikat supplier. Contohnya sistem penyimpanan barang di walmart dihubungkan secara terus melalui teknologi komputer dengan syarikat pembekal. Jadi syarikat pembekal dan menghantar barangnya sekiranya sistem merekodkan stok barang telah berkurangan. Sistem sangat membantu memperkembangkan perniagaan Walmart sehingga walmart menjadi sebuah pasaraya terbesar dunia.

RUJUKAN:-

            www.arenakereta.com/

            en.wikipedia.org/wiki/Human_resource_management_system

            Http:www.scribd.com/doc/51730547/HUMAN.RESOURCE.MANAGEMENT.SYSTEM